A. Pengertian Arsip
tidak
pernah digunakan, sampai saat ini masih banyak yang menggunakan.
Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah
istilah yang mempunyai wahyu arti. Di satu segi arsip berarti warkat
yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data
statistic, film, kaset,cd dsb. Di segi lain arsip dapat diartikan
sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan atau bukti-bukti
kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan
‘Arsip Nasional’ menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi,
perjanjian
Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia Raya, dsb. Istilah arsip yang
dibicarakan diatas adalah berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang
ucapannya sesuai dengan bahasa aslinya sulit
dilafalkan
orang Indonesia pada umumnya sehingga diadopsi menjadi ‘arsip’. Sejak
kapan istilah itu diadopsi menjadi arsip, orang tidak menggetahui
secara pasti, tetapi dapat diperkirakan sejak bahasa Belanda kurang
populer di Indonesia (sekitar tahun 1950). Kalau yang dimaksud arsip
itu adalah warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan
organisasi, maka istilah itu dikenal dengan nama ‘pertinggal’. Istilah
pertinggal kurang populer penggunaannya sehingga dikalangan
petugas kurang dikenal. Istilah pertinggal bukan berarti
B. Batasan arsip
Dengan
konsep arsip yang berasal dari berbagai Negara termasuk yang berasal
dari Indonesia, dalam perkembangan selanjutnya istilah yang populer
digunakan adalah istilah arsip yang
berasal
dari bahasa Belanda “Archief”. Hal ini diperkuat dengan adanya UU No. 7
tahun 1971, yaitu ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Untuk itu ada
beberapa batasan arsip seperti berikut ini. Arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar
setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (The Liang
Gie, 1990: 12)
1. File
adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih
diperlukan dalam proses administrasi secara aktif (Hadi Abubakar, 1996
: 10)
2. Pertinggal
adalah berkas yang disimpan sebagai bahan pengingat berwujud lembaran
catatan atau bentuk lain (Sularso Mulyono, dkk, 1985 :1).
3. Arsip
adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
pemerintah (UU No. 7 th 1971 pasal 1)
Dengan
uraian konsep arsip dan batasannya, dapat ditarik gambaran bahwa arsip
perlu diatur penyimpanannya . Jadi, tidak sekedar menyimpan kumpulan
warkat sebagai bahan pengingat (arsip), tetapi perlu pengaturan cara
dan prosedur penyimpanannya (kearsipan). Hal itu dapat dijelaskan
dengan keterangan berikut ini.
1. Penyimpanan
(storing), ini berarti arsip perlu disimpan, tidak boleh diletakkan
demikian rupa sehingga setiap orang dapat membaca.Arsip begaimana pun
kecilnya tetap bersifat rahasia.
2. Penempatan
(placing), ini berarti arsip tidak sekedar disimpan,tetapi harus diatur
di mana arsip itu harus diletakkan. Penempatan arsip sangat terkait
dengan penemuan kembali apabila diperlukan.
3. Penemuan
kembali (finding), ini berarti arsip harus dapat ditemukan kembali
apabila diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat.
C. Penggolongan Arsip
Dalam
rangka menata arsip dengan baik, perlu dikelompokkan dalam empat
golongan arsip. Hal ini untuk memudahkan pemilahan dalam penyimpanan
maupunpenyingkaran bagi arsip yang sudah tidak memiliki nilai. Empat
golongan arsip itu adalah seperti berikut ini.
1. Arsip
tidak penting, yaitu puak (kelompok) arsip yang nilai kegunaannya hanya
sebatas sebagai informasi. Puak arsip ini tidak perlu disimpan dalam
jangka waktu lama, karena setelah apa yang diinformasikan sudah selesai
berarti sudah tidak ada nilai kegunaannya. Puak arsip ini dapat diberi
tanda (T). Puak arsip ini akan disimpan paling lama dalam jangka waktu
1 tahun.
2. Arsip
biasa, yaitu puak arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan masih
diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1-5 tahun.
Puak arsip ini dapat diberi tanda (B).
3. Arsip
penting, yaitu puak arsip nilai gunanya mempunyai hubungan dengan
kegiatan masa lampau dan masa yang akan datang. Puak arsip ini akan
disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun dan dapat diberi tanda (P).
4. Arsip
sangat penting, yaitu puak arsip yang dipakai sebagai pengingat dalam
jangka waktu yang tidak terbatas (abadi). Puak arsip ini termasuk arsip
vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda (V)
D. Jenis Arsip
Arsip
yang timbul karena kegiatan suatu organisasi, berdasarkan golongan
arsip perlu disimpan dalam jangka waktu tertentu. Ada arsip yang perlu
disimpan sementara (1 tahun), sebagian lagi disimpan 1-5 tahun, yang
lain 5-10 tahun, dan sebagian kecil dari jumlah arsip perlu disimpan
secara abadi. Arsip yang disimpan pada bagian pengolah adalah
arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya 2-8 Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan Untuk Menjamin Integritas
cukup tinggi. Untuk arsip yang disimpan di unit kearsipan adalah
arsiparsip yang frekuensipenggunaannya sangat rendah. Jadi, ada arsip
yang dalam jangka waktu terttentu (1 tahun misalnya) sering dikeluarkan
dari penyimpanan (dalam hal ini penyimpanan di unit pengolah).
Sebaliknya ada arsip yang dalam jangka waktu 3 tahun sama sekali tidak
pernah dikeluarkan untuk bahan informasi dalam kegiatan yang sedang
dilaksanakan. Kedua macam arsip tersebut tetap mempunyai nilai
dokumenter. Berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan
informasi, dibedakan jenis arsip seperti berikut ini.
1. Arsip aktif (dinamis aktif), yaitu arsip yang secara langsung masih digunakan dalam proses kegiatan kerja.
2. Arsip inakif (dinamis inaktif), yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai bahan informasi.
3. Arsip
dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan,pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara (pasal 2 ayat a UU No.7 tahun 1971).
4. Arsip
statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (pasal 2 ayat b
UU No. 7 tahun 1971).
E. Penataan Arsip
Penataan
arsip harus direncanakan seawal mungkin, artinya sejak suatu organisasi
melakukan kegiatannya harus sudah dirancang tentang pengelolaannya.
Dalam penerapan SIM (Sistem Informasi Manajemen) penataan sumber data
harus terprogram secara rapi sehingga prosedur penyampaian bahan
informasi tidak terganggu. Seperti uraian di muka, penataan arsip
mencakup 3 unsur pokok, yaitu: penyimpanan, penempatan dan penemuan
kembali. Jadi, arsip tidak
sekedar
disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur cara penyimpanannya,
prosedurnya, dan langkah-langkah yang perlu ditempuh. Penataan arsip
dimulai dari masuknya warkat, dalam hal ini warkat dapat berwujud apa
saja (surat, kwitansi, data statistik, fil, kaset dan sebagainya).
BAB III PRINSIP PENYIMPANAN
A. Tempat Penyimpanan arsip
Arsip
disimpan di lemari atau di “filing cabinet” (filing kabinet) yang
ditempatkan di suatu ruang atau gedung. Filing kabinet atau “lemari
arsip berlaci” (disingkat lemaci). Kenyataan dilapangan masih ada
penggunaan lemari (bukan lemari khusus arsip) dan belum menggunakan
“lemaci” sebagai tempat penyimpanan arsip. Hal seperti itu masih
terjadi di organisasi – organisasi yang relative kecil atau instansi –
instansi pemerintah di tingkat bawah (misalnya kecamatan, kelurahan dan
sebagainya). Apabila masih tetap menggunakan lemari (lemari kayu)
sebagai tempat penyimpanan arsip karena tidak memiliki “lemaci” maka
penggunaan lemari tersebut harus memperhatikan 3 hal:
1. Lemari
harus kuat (dari kayu jati atau kayu yang kualitasnya baik) supaya
tidak cepat rusak karena dimakan rayap atau dimasuki hewan pengerat
maupun rusak karena usia.
2. Ukuran sekat lemari harus disesuaikan dengan ukuran map atau folder sebagai tempat penyimpanan arsip
3. Konstruksi
lemari harus memungkinkan adanya kemudahan dalam menyimpan,
menempatkan, maupun menemukan kembaki arsip yang disimpan. Sebaiknya
tempat menyimpan arsip menggunakan lemaci atau filing cabinet atau
lemari yang memang khusus untuk arsip. Lemaci (filing cabinet) yang
berukuran standart yang biasa untuk menyimpan
arsip,
terdiri atas 3 atau 4 laci. Ruang yang digunakan untuk menyimpan
arsipharus memperhatikan beberapa ketentuan agar arsip yang disimpan
terjamin aman.
B. Persyaratan Petugas Arsip
Seorang
petugas kearsipan harus memenuhi beberapa persyaratan agar dapat
mengurus arsip secara professional (sebagai arsiparis). Jadi, jangan
sampai petugas di bagian arsip justru orang –
orang
atau petugas yang tidak dipakai atau disenagi di bagian lain. Ada
anggapan bahwa yang bertugas di bagian arsip adalah orangorang yang
“disingkirkan”. Apabila hal ini terjadi, setidak-tidaknya petugas
tersebut mempunyai kekurangan, baik kemampuan, kejujuran, maupun
dedikasi terhadap organisasi yang bersangkutan. Untuk mengurus arsip
dengan baik, diperlukan petugas yang memenuhi persyaratan ketrampilan,
ketelitian, kerapian, dan kecerdasan.
Ketrampilan, merupakan
persyaratan yang harus dimiliki oleh arsiparis (orang yang bertugas di
bagian arsip), ini dimaksudkan agar ia cekatan dalam menempatkan dan
menemukan kembaki arsip. Demikian pula, seorang [petugas kearsipan
harus terampil dalam memilah golongan arsip. Dengan kecekatan yang
dimiliki, diharapkan petugas dapat menyajikan data tepat waktu.
Ketelitian, dimaksudkan
bahwapetuigas kearsipan harus harusmemiliki tingkat kecermatan yang
memadai sehingga dapat membedakan secara pasti kata yang sepintas sama
tapi sebenarnya tidak sama. Arsiparis harus memiliki ketelitian untuk
menentukan deretan angka yang disajikan. Dengan ketelitian yang
dimiliki arsiparis, diharapkan penyajian informasi dari sumber data
(kumpulan arsip) tidak mengalami kesalahan. Karena kesalahan sekecil
apapun dalam penyajian informasi dapat menyebabkan produk yang
dihasilkan menjadi kurang akurat. Dengan demikian, ketelitian bagi
petugas di bagian arsip, tidak saja diperlukan tetapi merupakan
keharusan, agar Sistem Informasi Manajemen berjalan lancar.
Kerapian, adalah
suatu sikap pandang tentang keteraturan, keberesan,ketertiban,dan
kerapian.Seorang arsiparis perlu memiliki sifat kerapian, berarti
segala sesuatu disikapi dengan keteraturan, keterteban dan keapikan.
Dengan demikian, penanganan arsip selalu diusahakan teratur, beres,
tertib, dan apik. Implikasi kerapian seorang petugas, maka arsip, map
atau folder, guide (lembar petunjuk) maupun laci-laci penyimpanan akan
ditata secara teratur, tertib, dan apik dipandang. Kerapian dalam
menempatkan arsip yang disimpan, tentu akan membantu kemudahan dan
kecepatan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan.
Kecerdasan, tidak
selalu identik dengan pendidikan tinggi.Cerdas berarti memiliki tingkat
pemahaman yang memadai sesuaidengan porsi dan tugas pekerjaannya.
Seorang yang cerdas dapatmengurusi masalah-masalah yang dihadapi secara
tepat dan cepat.Seorang petugas yang cerdas tentu memiliki daya piker
yang tajamsehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah
dihadapi,petugas tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk
hal-halyang akan terjadi. Seorang yang memiliki daya piker yang
tajamsehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah
dihadapi,petugas tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk
hal-hal
yang akan terjadi.
C. Asas Kearsipan
Prinsip
penyimpanan suatu arsip harus dilandasi beberapa ketentuan, yakni
keamanan, keawetan, dan keefisienan pengelolaan. Berdasarkan kenyataan
di lapangan (orgsnisasi pada umumnya),
penyelenggaraan
kearsipan organisasi (kantor) berbeda-beda sesuai dengan kebutuhannya.
Dalam menghadapi perkembangan dan kemajuan dari waktu ke waktu perlu
dicermati timbulnya kebutuhan yang berkembang. Artinya penyelenggaraan
kearsipan dalam suatu periode tertentu, apakah masih tetap sesuai
dengan kebutuhan yang sekarang. Dapat terjadi hal itu sudah tidak
sesuai lagi karena organisasi sudah makin berkembang. Perubahan asas
penyimpanan patut dilaksanakan manakala organisasi yang bersangkutan
sudah makin berkembang sehingga unit kerjanya makin bertambah sehingga
volume kegiatan makin besar dan pembangunan tempat kerja makin luas dan
terpencar. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal beberapa
asas penyimpanan, yaitu sentralisasi, desentralisasi dan kombinasi
antara sentralisasi dan desentralisasi.
1. Asas
sentralisasi, sebagai dasar penyimpanan arsip suatu organisasi berarti
organisasi yang bersangkutan melakukan kegiatan kearsipan dengan cara
pemusatan (di satu gedung atau satu ruang).
2. Asas
desentralisasi, sebagai dasar penyimpanan arsip, bertujuanagar kegiatan
pada setiap unit kerja yang tidak sama jenis kegiatannya dapat
menyelenggarakan kearsipannya sesuai dengan spesifikasi unit kerjanya.
Dengan demikian pengendalian masingmasing unit kerja dapat dilaksanakan
dengan mudah.
3. Asas
kombinasi “Sentralisasi-Desentralisasi” meryupakan dasar penyimpanan
arsip untuk menanggulangi adanya beberapa unit kerja yang pada
prinsipnya mudah diseragamkan tetapi ada unit kerja yang mempunyai
kekhususan sehingga tidak dapat diseragamkan (digabung) dengan unit
kerja yang lain.
DAFTAR PUSTAKA
Anhar, Drs. Pengurusan Surat dan Kearsipan, Penerbit Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Bagian Proyek Pengadaan Buku Sekolah Ekonomi, Jakarta, 1980.
Martono, E, Dasar-dasar Kesekretarisan dan Kearsipan, Penerbit Karya Utama, Jakarta, 1979.
Moekijat, Drs., Tata Laksana Kantor, Penerbit Alumni, Bandung, 1976.
Prajudi atmosudirdjo, Prof. Dr. SH, Dasar-dasar Office Management,Jakarta, 1971.
The Liang Gie, Drs., Organisasi dan Administrasi Kantor Modern, Penerbit Balai Pembinaan Administrasi Universitas Gadjahmada Yogyakarta, 1970.
--------------------------, Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit PD Percetakan Radya Indira Yogyakarta, 1970.
Winardi, Dr. SE, Management Perkantoran dan Pengawasan, Penerbit Alumni Bandung, 1978.
